¡Se vence el plazo para el registro de bases de datos!

La Ley 1581 de 2012 reguló el régimen general de protección de datos en Colombia, cuya administración se encuentra a cargo de la Superintendencia de Industria y Comercio. Este régimen es aplicable a las bases de datos que contengan datos personales, con tratamiento manual o automatizado, bien sean manejados por entidades de naturaleza pública o privada que operen en el territorio nacional.

Esta normatividad tiene por objeto desarrollar los derechos constitucionales a la intimidad y a la información, mediante un sistema que le permita a las personas conocer, actualizar y rectificar la información que sobre ellos repose en bases de datos o archivos.

El artículo 25 de la citada norma, dispuso la creación del Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD), este es el directorio público de las bases de datos sujetas a tratamiento en el país. El registro permitirá conocer el manejo que reciben los datos personales, ya que mediante este sistema se podrá consultar la cantidad de bases de datos existentes, los responsables, las políticas de tratamiento de información y los canales disponibles para que los titulares de la información puedan presentar sus quejas, reclamos o peticiones.

Es importante recalcar que este régimen aplica a todas las empresas que almacenen, usen o circulen datos, es decir, que realizan el tratamiento de datos personales, indiferente al tamaño, capital o número de trabajadores de la empresa ya que la Ley no prevé ninguna excepción en este sentido. Deben tener claridad los empresarios que aquellos sistemas donde se recojan información sobre clientes, proveedores o empleados (o posibles) también constituyen bases de datos, y por ende, deben ser registrados ante el RNBD.

Tenga en cuenta que al momento de registrar su base de datos, la información mínima de la cual debe disponer es la siguiente:

  1. Los datos de identificación, ubicación y contacto del Responsable del tratamiento de la bases de datos.
  2. Los datos de identificación, ubicación y contacto del Encargado del tratamiento de la base de datos.
  3. Canales disponibles para que los titulares de la información ejerzan sus derechos.
  4. Nombre y finalidad de la base de datos.
  5. Forma y tratamiento de la base de datos. (Manual, si se trata de información organizada y almacenada de manera física; o automatizada, si se almacenan o administran mediante el uso de herramientas informáticas.)
  6. Política de tratamiento de la información.

Del mismo modo, resulta pertinente señalar que el plazo para el registro de las bases de datos no es ilimitado de conformidad a lo preceptuado en el artículo 12 del Decreto 886 del 2014, el cual señala que una vez habilitado el RNBD se tendrá el término de un año para que se lleve a cabo el registro, el cual empezó a correr a partir del 9 de Noviembre de 2015.

vencimientos

Se prevé que en el transcurso del presente año se habilitará el registro para personas naturales. No obstante, si las bases de datos son creadas con posterioridad a ese término, se contará con 2 meses para realizar la inscripción.

Dadas las anteriores condiciones, es importante saber que quién incumpla con su deber de inscribirlas ante el RNDB en el plazo previsto, se hará acreedor a una sanción que podrá ser:

  1. Multas de carácter personal e institucional hasta por el equivalente de dos mil (2.000) salarios mínimos mensuales legales vigentes al momento de la imposición de la sanción. Las multas podrán ser sucesivas mientras subsista el incumplimiento que las originó.

  2. Suspensión de las actividades relacionadas con el Tratamiento hasta por un término de seis (6) meses. En el acto de suspensión se indicarán los correctivos que se deberán adoptar.
  3. Cierre temporal de las operaciones relacionadas con el Tratamiento una vez transcurrido el término de suspensión sin que se hubieren adoptado los correctivos ordenados por la Superintendencia de Industria y Comercio.
  4. Cierre inmediato y definitivo de la operación que involucre el Tratamiento de datos sensibles.

Contáctenos para asistirle en el registro de sus bases de datos: 

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