La historia de la Factura electrónica en Colombia tiene sus inicios en 1999 con la expedición de la ley 527, mediante la cual se reglamentó el acceso y uso de mensajes de datos, firmas digitales y comercio electrónico, con miras a regularizar los avances tecnológicos en el mundo empresarial de nuestro país. En dicha ley, se reglamentó la conversión de mensajes y documentos en electrónicos, junto con la protección y conservación de los mismos a través de entidades de certificación.

Con la evolución de la tecnología, y el aumento en la necesidad por parte del estado en la implementación de TICS (Tecnologías de la Información y las comunicaciones) y el mejoramiento en la competitividad del país en la disminución de costos transaccionales en la economía, maximizando la utilidad en procesos financieros, organizacionales y contables del sector empresarial nacional, el Ministerio de Hacienda y Crédito Publico expidió el Decreto 1929 del 2007, mediante el cual reglamentó el artículo 616-1 del Estatuto Tributario reglándose así la utilización de la factura electrónica y los documentos equivalentes a la factura. En esta ocasión, se definió la factura electrónica como un documento equivalente a la factura de venta tradicional, pero con unas connotaciones especiales como es la necesidad de ser expedida, entregada, aceptada y conservada por y en medios electrónicos, a través de sistemas que garanticen su autenticidad.

Países como Chile, Brasil y México han generado importantes avances en materia de regulación en comercio transnacional bajo parámetros de nuevas tecnologías, que facilitan progresivamente su adherencia en las practicas establecidas por el marco regulatorio de la Comisión de las Naciones Unidas para el Desarrollo Mercantil Internacional. Motivado por esta iniciativa y la necesidad de adherirse a este marco regulatorio, el Gobierno Nacional expidió el Decreto 2242 del 2015 mediante el cual se reglamentaron las condiciones de expedición y operatividad de las facturas electrónicas con la finalidad de masificar e imponer la obligatoriedad del uso de facturación electrónica.

No obstante, el mencionado decreto todavía debe ser reglamentado para su uso pues entrara en vigencia el 01 de enero del 2018, para lo cual la DIAN deberá desarrollar un sistema piloto con empresas pre-seleccionadas, para garantizar la implementación del nuevo sistema y de este modo facilitar la corrección de posibles dificultades que puedan presentarse con el formato XML, la firma electrónica y la numeración. Sumado a lo anterior, la sistematización de la facturación será sometida a una plataforma virtual, que facilitará la interacción entre quien emite la factura, la DIAN y el cliente.

De acuerdo al artículo primero de este Decreto 2242 del 2015, la implementación del nuevo sistema de facturación será necesario en tres casos; A) para personas jurídicas o naturales que según el estatuto Tributario estén obligados a facturar y sean seleccionadas por la DIAN para expedir facturas; B)Personas jurídicas o naturales que teniendo la obligación de facturar, opten por expedir facturas electrónicas; C) Personas jurídicas o naturales que no siendo obligadas a facturar por el Estatuto Tributario y Decretos reglamentarios, opten voluntariamente por expedir facturas electrónicas.

Cualquier persona natural o jurídica que tenga la obligación o voluntariamente desee implementar el nuevo sistema de facturación del Decreto 2242, deberá tener en cuenta las siguientes condiciones para su correcta expedición e implementación;

• Uso adecuado del formato electrónico de generación XML establecido por la DIAN;
• Llevar la numeración consecutiva autorizada por la DIAN según las condiciones que esta fije;
• Cumplimiento de los requisitos señalados en el artículo 617, 512-9 y 512-11 del Estatuto Tributario;
• Incluir la firma digital en el documento electrónico para garantizar autenticidad e integridad del mismo;
• Incluir el Código Único de Factura Electrónica.

Por último, todos aquellos interesados u obligados a implementar la facturación electrónica, deben tener en cuenta los requerimientos de la DIAN para su efectiva transición al cumplimiento del Decreto 2242. Dentro de los criterios fijados se dictó:

• Las personas jurídicas o naturales interesadas u obligadas a implementar el nuevo sistema no podrán expedir facturas electrónicas del Decreto 1929/07, ni la facturas por computador, ni por talonario.
• Aquellos que con anterioridad a la publicación del Decreto 2242, hubieren implementado facturas electrónicas por computador (Decreto1929/07) y/o facturas de acuerdo al Decreto 1165 de 1996, podrán continuar facturando en las condiciones previas, a menos que sean seleccionados por la DIAN para la implementación del nuevo sistema XML o que por voluntad opten por implementar el nuevo modelo.
• Quienes estén tengan el proceso en curso para facturar electrónicamente, según el Decreto 1929 del 2007, podrán culminarlo y facturar máximo hasta el 31 de diciembre del 2016, a excepción de ser seleccionados para implementar el nuevo modelo, lo que acelerar el termino de vencimiento del plazo.
• Todos aquellos que actualmente facturen por computador o por talonario podrán continuar con dichos sistemas, a menos que la DIAN los seleccione para facturar electrónicamente según el Decreto 2242 de 2015.

No obstante, lo anterior, se debe tener en cuenta que la Factura Electrónica prevista en el Decreto 1929 de 2007, estará vigente hasta el 31 de diciembre del 2016.